Bieterverfahren Erstangebote - Vergabeunterlagen und Bieterfragen

Vergabeunterlagen der Erstangebote im Bieterverfahren zur Ausschreibung eEFBV

Die Erstangebote müssen bis zum 21.09.2017, 14 Uhr, bei der Informationskoordinierenden Stelle Abfall (IKA) eingegangen sein.

Im Einzelnen (nur Liste, ohne Links):

  • 01_EfB_Bewerbungsbedingungen_Bieter_V05 (PDF)
  • 02_EfB_EVB-IT_Erstellung_Entwurf_V03 (PDF)
  • 03_EfB_Entwurf-Leistungsbeschreibung-Anforderungen-Zertifizierportal-Efb-Register-V14 (PDF)
  • 04_EfB_EVB-IT_Nutzungsrechtsmatrix_Erstellung_V02 (PDF)
  • 05_EfB_Hinterlegungsvereinbarung_V02 (PDF)
  • 06_EfB_Qualifikationsprofil_V04 (DOCX)
  • 07_EfB_Preisblatt_Bieter_V04 (DOCX)
  • 08_EfB_Vordruck_Angebotsschreiben_V02 (DOC)
  • 09_EfB Kennzettel (PDF)

Bewerber-/Bieterfragen und Antworten:

Stand: 06.09.2017, 15:36

Lfd.
Nr.
Bewerber-/Bieterfrage Antwort der Vergabestelle
  Eingang: 29.08.2017  
I. Wir würden gern ein Unternehmen als Nachunternehmer nachnominieren. Gehen wir richtig in der Annahme, dass es hierfür ausreichend ist, Anlage 6 des Teilnahmeantrags für das betroffene Unternehmen dem Angebot beizulegen? Ja, diese Annahme trifft zu. Erforderlich ist dann aber auch eine unmittelbare und persönliche Beteiligung des Nachunternehmens an der Ausführung des Auftrags.
II. Gehen wir richtig in der Annahme, dass der Umfang der Daten, die in der Bearbeitung von Bescheinigungen gemäß AltfahrzeugV und dem entsprechenden Datenaustausch mit Behörden zu verarbeiten sind, durch 2a der AltfahrzeugV abschließend beschrieben ist?

Nein, diese Annahme ist falsch.
Über die in §7 Abs. 2a AltfahrzeugV vorgesehenen Daten hinaus werden weitere Einzelangaben zu verarbeiten sein. Es wird sich dabei u.a. handeln um

  • Angaben, die die in §7 Abs. 2a AltfahrzeugV vorgesehenen Angaben inhaltlich ergänzen (z.B. Bemerkungsfelder)
  • Angaben, die zur Erfüllung anderer Anforderungen der Leistungsbeschreibung notwendig sind (z.B. Angabe der Gemeinde zur Umsetzung einer Recherche nach Landkreis bzw. Gemeinde (Hauptsitz oder Standort) vgl. Abschnitt 11.2.3)
  • Angaben zur Verarbeitung der Bescheinigungen im Zertifiziererportal (z.B. Zeitpunkt des Anlegens der Datensatzes)
III. Gehen wir richtig in der Annahme, dass der Umfang der Daten, die in der Bearbeitung von Benehmensangaben und dem entsprechenden Datenaustausch mit Behörden zu verarbeiten sind, durch die Abschnitte X.1 und VIII.3 der Vollzugshilfe LAGA-M36 abschließend beschrieben ist?

Nein, diese Annahme trifft nicht zu.
Der Abschnitt X.1 der Vollzugshilfe LAGA-M36 gibt Erläuterungen zum Anhang X.1 der Vollzugshilfe LAGA-M36. Dieser gibt das Formblatt Benehmensangaben wieder. Der Anhang X.1 der Vollzugshilfe LAGA-M36 war irrtümlich nicht in den Ihnen zur Verfügung gestellten Anlagen zur Leistungsbeschreibung enthalten. Wir stellen Ihnen das Formblatt Benehmensangaben daher das  Formblatt Benehmensangaben hier zum Download zur Verfügung. Über die im Formblatt Benehmensangaben vorgesehenen Daten hinaus werden zudem weitere Einzelangaben zu verarbeiten sein. Es wird sich dabei u.a. handeln um

  • Angaben, die die im Formblatt Benehmensangaben vorgesehenen Angaben inhaltlich ergänzen (z.B. Bemerkungsfelder; Kontaktdaten von Ansprechpartnern)
  • Angaben zur Verarbeitung des Formblattes Benehmensangaben im Zertifiziererportal (z.B. Zeitpunkt des Anlegens der Datensatzes)
  Eingang: 30.08.2017  
IV. Die Ausschreibungsunterlagen legen die Annahme nahe, dass der eigentliche Intermediär der OSCI-Kommunikation, der für das Zertifiziererportal den Empfang und das Versenden der Nachrichten gem. Abschnitt 10 der Leistungsbeschreibung durchführt, Teil der Infrastruktur von ZKS-Abfall und nicht Teil der zu erbringenden Leistung ist. Ist diese Annahme richtig? Ja, diese Annahme trifft zu.
V. Existiert eine Zertifkatsinfrastruktur, die ggf. für die Verwaltung von und den Zugriff auf Zertifikate genutzt werden kann? Nein.
Entsprechend Abschnitt 10.2.2 des Entwurfes der Leistungsbeschreibung übermittelt das Zertifiziererportal die BMU-Mitteilungen, welche die für die Behörde bestimmten fachlichen Informationen enthalten sowie die BMU-Quittungen zu den von den Behörden an das Zertifiziererportal übermittelten Informationen immer in das sogenannte Servicemodul-Postfach (SM-Postfach) innerhalb der VPS. Um den Empfang von Informationen durch das Zertifiziererportal zu ermöglichen, besitzt das Zertifiziererportal ein eigenes Postfach innerhalb der VPS. Für die Kommunikation mit der VPS durch das Zertifiziererportal ist daher nur die Kenntnis der Zertifikate des eigenen Postfachs und des SM-Postfaches sowie des OSCI-Managerzertifikates notwendig. Die Umsetzung der „Zertifikatsinfrastruktur“ zur Verwaltung dieser Zertifikate ist Teil der zu erbringenden Leistung. Die „Zertifikatsinfrastruktur“ sollte den Austausch der genannten Zertifikate durch den Fachadministrator ermöglichen.
  Eingang: 05.09.2017  
VI. In Abschnitt 5.1.1.1 der Leistungsbeschreibung steht im letzten Absatz der Seite 35, dass der Verantwortliche den Benutzern der Rollen "Mitarbeiter" und "Erfasser" ihre Anmeldedaten mitteilt. In Abschnitt 5.4 steht im gleichen Dokument unter der Funktion "Benutzer anlegen" im zweiten Spiegelstrich, dass diese Personen in geeigneter Weise automatisiert über ihre Zugangsdaten informiert werden. Diese Angaben sind aus unserer Sicht nicht konsistent und wir möchten fragen, welche Funktion an dieser Stelle gewünscht wird. Folgende Funktion ist gewünscht:
Legt ein Benutzer der Rolle "Verantwortlicher" einen Benutzer der Rolle "Mitarbeiter" oder "Erfasser" bzw. ein Benutzer der Rolle "Mitarbeiter" einen Benutzer der Rolle "Erfasser" an, sollen diese wie im Abschnitt 5.4 des Entwurfes Leistungsbeschreibung unter "Benutzer anlegen" beschrieben in geeigneter Weise automatisiert über ihre Zugangsdaten informiert werden.
Die letzten Absätze in den Abschnitten 5.1.1.1 und 5.1.1.2 des Entwurfes Leistungsbeschreibung sind dagegen jeweils zu streichen.
VII. "Eine Auslieferung und Installation des Zertifizierportals bzw. Fachbetrieberegisters ist gemäß ""01_EfB_Bewerbungsbedingungen_Bieter_V05.pdf"" und ""03_EFB_Entwurf-Leistungsbeschreibung-Anforderungen-Zertifizierportal-Efb-Register-V14.pdf"" bis spätestens zum 31.03.2018 bzw. 15.05.2018 geplant. Wenn als Beginn der Leistung der 01.12.2017 angegeben wird, erscheinen uns die Termine zur Auslieferung und Installation einer vollständigen Lösung relativ kurzfristig.
Inwiefern sind diese Termine bindend?"
Wie in Abschnitt 14 des Entwurfes Leistungsbeschreibung unter "Termine – Auslieferung und Inbetriebnahme" formuliert werden die dort genannten Termine von der LAG GADSYS "angestrebt".
Gemäß Abschnitt 3 "Prüfung und Wertung der Angebote" Unterabschnitt "Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots" der Bewerbungsbedingungen ist die Einhaltung dieser Termine keine zwingende Voraussetzung für eine Zuschlagserteilung im Sinne eines Ausschlusskriteriums sondern wird bei der qualitativen Bewertung des Umsetzungs- und Qualitätssicherungskonzepts als Bewertungskriterium Berücksichtigung finden (vgl. 16. und 17. der dort aufgeführten Spiegelstriche).
VIII. In "01_EfB_Bewerbungsbedingungen_Bieter_V05.pdf", Seite 5, 3c) wird das Beifügen einer Dokumentation, die über die Grundfunktionalitäten und wesentlichen Eigenschaften der Grundsoftware Auskunft gibt (bevorzugt in Form entsprechender Handbücher) angefordert. Diese können den Umfang der angeforderten Ausführungen zum Umsetzungs- und Qualitätssicherungskonzept von max. 40 Seiten leicht überschreiten. Kann man davon ausgehen, dass diese Handbücher nicht zum Umfang der max. 40 Seiten gerechnet werden? Ja, diese Annahme trifft zu.
IX. In "03_EFB_Entwurf-Leistungsbeschreibung-Anforderungen-Zertifizierportal-Efb-Register-V14.pdf" auf Seite 49 wird in Abschnitt 6.4.2 als Typ der Dateien ausschließlich das PDF-Format angefordert. Ist die Annahme korrekt, dass in den umzusetzenden Fachanwendungen keine PDF-Konvertierungen stattfinden sollen, sondern bereits fertige PDF-Dateien hochgeladen werden und nur das Zertifikat als PDF-Datei generiert wird?

Die Annahme, dass im Rahmen der im Abschnitt 6.4.2 des Entwurfes Leistungsbeschreibung im Punkt "Dokument zum Vorgang hinzufügen" beschriebenen Funktionalität keine PDF-Konvertierung stattfinden soll, sondern nur bereits fertige PDF-Dateien hochgeladen werden können sollen, trifft zu.
Die Annahme, dass nur das Zertifikat als PDF-Datei generiert werden soll, trifft nicht zu. Wie in Abschnitt 6.4.2 des Entwurfes Leistungsbeschreibung beschrieben ist eine Erzeugung als PDF-Dokument vorgesehen für

  • das Zertifikat
  • den Überwachungsbericht (Teil 1)
  • das Formblatt Benehmensangaben
  • die Bescheinigung gemäß AltfahrzeugV
X. In "03_EFB_Entwurf-Leistungsbeschreibung-Anforderungen-Zertifizierportal-Efb-Register-V14.pdf" auf Seite 48 wird in Abschnitt 6.4.1 angefordert: "Erzeugen von Zertifikat oder Überwachungsbericht (Teil 1) als PDF-Datei aus dem Zertifikat ". In welches PDF-Format (PDF/A-1a oder PDF/A-1b) soll konvertiert werden? Die entsprechend Abschnitt 6.4.2 des Entwurfes Leistungsbeschreibung zu generierenden PDF-Dokumente sind im PDF-Format PDF/A-1a zu erstellen.
XI. In "03_EFB_Entwurf-Leistungsbeschreibung-Anforderungen-Zertifizierportal-Efb-Register-V14.pdf" auf Seite 48 wird in Abschnitt 6.4.1 angefordert: "Erzeugen von Zertifikat oder Überwachungsbericht (Teil 1) als PDF-Datei aus dem Zertifikat ". Ist eine anschließende Signierung des generierten PDF-Dokumentes vorzusehen? Der aktuelle Entwurf der Leistungsbeschreibung fordert keine Signatur der entsprechend Abschnitt 6.4.2 zu generierenden PDF-Dokumente. Eine anschließende Signatur der generierten PDF-Dokumente stellt aber eine sinnvolle Erweiterung dieser Funktionalität da. Sie wird im Rahmen der Bewertung des Umsetzungs- und Qualitätssicherungskonzept positiv berücksichtigt werden.
XII. a) In "03_EFB_Entwurf-Leistungsbeschreibung-Anforderungen-Zertifizierportal-Efb-Register-V14.pdf" auf Seite 53 wird in Abschnitt 8.2.2 eine Möglichkeit zur einfachen Übernahme der Listen der zertifizierten Abfallarten aus den Word- und Exceldateien in das Zertifiziererportal im Rahmen der erstmaligen Erfassung nach seiner Inbetriebnahme vorzusehen. Stehen diese Dateien bereits einige Tage vor der Inbetriebnahme bereit, könnte man auch XML- oder CSV-Dateien aus den Word- und Excel-Dateien exportieren, die man automatisiert einliest.
b) Um wie viele Abfallarten handelt es sich, die man automatisiert importieren soll?
Zu a) Nein, die ist nicht möglich. Die Listen der zertifizierten Abfallarten in Form von Word- und Excel-Dateien liegen nur den Zertifizierungsorganisationen vor.
Zu b) Wie in Abschnitt 4.1.1.2 des Entwurfes Leistungsbeschreibung beschrieben kann die Liste der zertifizierten Abfallarten für eine Zertifikatsanlage eine Vielzahl von Einträgen (ggf. mehrere Hundert - siehe auch Anlage e2 des Entwurfs der Leistungsbeschreibung) enthalten.
XIII. In "03_EFB_Entwurf-Leistungsbeschreibung-Anforderungen-Zertifizierportal-Efb-Register-V14.pdf" auf Seite 54 wird in Abschnitt 8.5.2 angefordert, dass man die Hilfeseiten in einem Wiki bei der IKA außerhalb des Zertifiziererportals und des Fachbetrieberegisters pflegen und den Anwendern zur Verfügung stellen soll. Ist die Annahme korrekt, dass Teil der geforderten Umsetzungen durch den Bieter eine Schnittstelle ist, mit der diese Hilfeseiten automatisiert vom Wiki aus im Zertifiziererportal und im Fachbetrieberegister aufrufbar sind? Oder ist eine regelmäßige Übernahme (z.B. täglich) aus dem Wiki angedacht? Wenn nicht, erläutern Sie bitte, ob auch manuelle Export-/Import-Lösungen von strukturierten Daten (XML) mit diesen Inhalten eine Alternative darstellen, wie der Zugriff auf dsas Wiki durch das Zertifiziererportal und das Fachbetrieberegister gewünscht/zulässig ist. Wie in Abschnitt 8.5.2 des Entwurfes der Leistungsbeschreibung beschrieben, soll die Möglichkeit bestehen, von den einzelnen Seiten des Zertifiziererportals und des Fachbetrieberegister seitenspezifische Hilfeseiten in dem durch die IKA betriebenen Wiki-System aufzurufen. Die Umsetzung dieser Anforderung kann z.B. durch das Öffnen einer für die jeweilige Seite in der Anwendung hinterlegten Link über einen entsprechenden Button oder über eine Tastenkombination erfolgen.
Eine regelmäßige Übernahme der im Wiki-System gepflegten Hilfeseiten in das Zertifiziererportal ist nicht gewünscht.
XIV. In Abschnitt 5.1.2 wird im Abschnitt "Tätigkeit als Efb-Sachverständiger" beschrieben, dass Sachverständige Nachweise (u.a. zu Ihrer Sach- und Fachkunde) durch Bearbeitung ihrer Stammdaten erbringen. In Abschnitt 5.1.3.1 wird beschrieben, dass der Fachadministrator diese Angaben prüft und diesen Anwendern die Anmeldedaten mitteilt. Dies ist unseres Erachtens inkonsistent (oder würde implizieren, dass es zwei Konten gibt). Können wir davon ausgehen, dass hierbei gemeint ist, dass betreffende Anwender sich zwar anmelden können, aber das Zertifizierportal erst nach der Prüfung der Nachweise durch den Fachadministrator nutzen können? Nein, diese Annahme trifft nicht zu.
Wie in den Abschnitten 5.2.2.3 ff des Entwurfes Leistungsbeschreibung beschrieben, besitzen Benutzer der Gruppen Erfasser, Mitarbeiter und Verantwortlicher einer Organisation das Recht, Benutzer der Gruppe Sachverständige anzulegen. Dies schließt das Recht, diesen die Anwendung zur Nutzung freizugeben nicht ein. Wie in Abschnitt 5.1.3.1 des Entwurfes Leistungsbeschreibung beschrieben, prüft der Fachadministrator die Angaben zu den Benutzern der Gruppe „Sachverständige“ (d.h. die in Abschnitt 5.3.1 beschriebenen Benutzerdaten im engeren Sinne) bevor er diesen die Anwendung zur Nutzung freigibt. Wie in Abschnitt 5.4 im Punkt Benutzer anlegen beschrieben, wird bei der ersten Anmeldung eines neuen Benutzers in der Rolle Sachverständiger dieser in geeigneter Weise aufgefordert, die ihm zuzuordnenden Stammdaten (d.h. die ihm zugeordneten in Abschnitt 4.2.2 beschriebenen Stammdaten) zu kontrollieren und zu vervollständigen. Wie in Abschnitt 5.1.2 beschrieben, hat der Sachverständige die Möglichkeit, im Rahmen der Vervollständigung seiner Stammdaten Nachweise (u.a. zu seiner Sach- und Fachkunde) zu erbringen. Die durch die Sachverständigen erfassten Stammdaten werden durch den Fachadministrator nicht kontrolliert.
XV. Ist die im Abschnitt 5.1.3.1 beschrieben Sperrung und Freigabe identisch mit der 5.4. beschriebenen Funktion zur Sperrung von Benutzern? Ja, dies trifft zu. Der Fachadministrator nutzt zur Sperrung und Freigabe von Benutzern die in Abschnitt 5.4 unter "Benutzer sperren und freigeben" beschriebene Funktion.
  Eingang: 06.09.2017  
XVI. In dem zu realisierenden System sind u.a. Entsorgungsfachbetriebe zu führen. Gibt es eine Datenquelle für diese Fachbetriebe, um diese zu importieren oder per Schnittstelle darauf zuzugreifen (um sie dann z.B. im Formblatt "Benehmensangaben" auszuwählen) oder werden diese Betriebsangaben durch das Ausfüllen z.B. des Formblattes "Benehmensangaben") erst erfasst? Nein, eine Liste der aktuell zertifizierten Entsorgungsfachbetriebe und ihrer Standorte existiert nicht. Die entsprechenden Angaben werden erst im Rahmen der Erfassung des Formblattes Benehmensangaben bzw. des Zertifikats erfasst.
Funktionalitäten, mit denen bereits erfassten Angaben in andere Bereiche desselben Vorgangs oder in andere Vorgänge übernommen werden können (z.B. Übernahme von Namen und Adresse von Firmen und Standorten), sind aber im Sinne einer möglichst weitgehenden Anwenderunterstützung sinnvoll und werden im Rahmen der Bewertung des Umsetzungs- und Qualitätssicherungskonzept positiv berücksichtigt werden.
  Eingang: 07.09.2017  
XVII In dem zu realisierenden System sind lt. Abschnitt 11 der Leistungsbeschreibung diverse Suchanfragen mit Umkreisunschärfe gewünscht. In Abschnitt 4.2.3 der Leistungsbeschreibung steht, dass die IKA die Kataloge u.a. mit Postleitzahl- und Ortsinformationen bereitstellt. Welche Geo-Informationen sind in diesen Katalogen vorhanden, die zur Berechnung eines Umkreises herangezogen werden können? Der Katalog enthält die Geokoordinaten auf Postleitzahlenebene, die sich jeweils auf die Mittelpunkte der Zustell-Postleitzahlgebiete beziehen.